Brezpapirno poslovanje pomeni prehod iz tradicionalnega papirnega poslovanja na digitalno obvladovanje dokumentov, kar vključuje ustvarjanje, shranjevanje, obdelavo in arhiviranje poslovnih dokumentov v elektronski obliki. Ta pristop omogoča boljše upravljanje dokumentov, večjo produktivnost in zmanjšanje stroškov, povezanih z obvladovanjem fizičnih dokumentov. To ni le tehnološka novost, ampak ključni korak k večji učinkovitosti, zmanjšanju stroškov in povečanju konkurenčnosti podjetja.
Brezpapirno poslovanje omogoča hitrejši dostop do informacij in boljšo organizacijo dokumentov, kar zmanjšuje čas, potreben za obdelavo in iskanje dokumentov. Poleg tega avtomatizacija rutinskih nalog zmanjšuje možnosti za napake in izboljšuje produktivnost zaposlenih.
Prednosti brezpapirnega poslovanja
Povečana učinkovitost: hitro dostopanje do potrebnih informacij in njihovo enostavno deljenje z ekipo ali poslovnimi partnerji.
Zmanjšanje stroškov in zeleno poslovanje: brez potrebe po tiskanju, pošiljanju in arhiviranju papirnih računov, kar sočasno pripomorete k zmanjšanju negativnega vpliva na okolje.
Izogibanje napakam in izgubam: lažja sledljivost, ves čas shranjeni in varni podatki, kar zmanjša tveganje za izgubo pomembnih informacij ter zajemanje podatkov z uporabo tehnologije umetne inteligence (AI) in avtomatiziranih procesov zmanjšuje napake pri vnosu podatkov. Tehnologija AI omogoča avtomatsko prepoznavanje besedila in številk na skeniranih dokumentih in sistem se sproti uči za prepoznavo podatkov pri nadaljnjih dokumentih.
Lažji dostop: hitro iskanje in dostopanje do posameznih dokumentov brez potrebe po fizičnem iskanju v arhivih, kjerkoli in kadarkoli.
Boljša skladnost in varnost: zagotovljena zaščiteno arhiviranje z naprednimi varnostnimi ukrepi (šifriranje, nadzor dostopa), kar omogoča boljše sledenje dostopu in večjo skladnost z zakonskimi predpisi.
Kako deluje brezpapirno poslovanje?
Digitalizacija dokumentov: Fizični dokumenti so fotografirani ali skenirani ter pretvorjeni v digitalno obliko in skupaj z elektronskimi računi (eRačuni) jih je mogoče enostavno hraniti in obdelovati.
Uporaba dokumentnih sistemov in avtomatska obdelava: Za shranjevanje, obdelavo in iskanje dokumentov se uporabljajo specializirane programske rešitve za upravljanje z dokumenti, ki omogočajo:
Shranjevanje v elektronski obliki: Ko so računi zajeti in obdelani, se shranijo v elektronski arhiv, kjer so organizirani in dostopni kadarkoli. Dokumenti so shranjeni v skladu z zakonskimi zahtevami, kar pomeni, da so na voljo za kasnejše revizije, nadzore ali preverjanja.
Integracija z računovodskimi sistemi: Zajem računov se običajno poveže z računovodskim sistemom, kar omogoča takojšnjo nadaljnjo obdelavo in knjiženje. Računi so virtualno preneseni v računovodske evidence, kar zmanjša napake pri ročnem vnosu podatkov.
Likvidacija dokumentov: Elektronsko podpisovanje omogoča potrjevanje (odobritev) dokumentov brez papirja, kar zagotavlja pravno veljavnost in povečano varnost.
Oblak in mobilnost: Dokumenti so shranjeni v oblaku, kar omogoča dostop do njih kjerkoli in kadarkoli ter enostavno sodelovanje med zaposlenimi, strankami in partnerji.
Zajem računov kot del brezpapirnega poslovanja omogoča podjetjem, da izboljšajo učinkovitost, zmanjšajo stroške in napake ter pridobijo boljši nadzor nad računovodskimi procesi. Digitalizacija računov prinaša pomembne prednosti za podjetja, ki želijo izboljšati svojo produktivnost, zmanjšati okoljski vpliv ter povečati skladnost s predpisi.
Storitev Kontada poskrbi za pretvorbo papirnatih in elektronskih računov v varen in lahko dostopen oblačni arhiv za enostavno shranjevanje in iskanje. Z uporabo najsodobnejše tehnologije zagotavljamo nemoten prehod s tradicionalnega opravljanja z računi v papirni obliki na sodoben digitalni arhiv, s čimer povečamo učinkovitost in zmanjšamo nered v pisarniškem prostoru.
Sistem Kontada tako poskrbi od zajema računa, likvidacije, dostave do računovodstva in ne nazadnje arhiviranja.
Poslovite se od dragih natrpanih arhivskih omar oz. regalov ter arhivskih prostorov in pozdravite poenostavljen sistem digitalnega opravljanja z računi. Izkusite udobje dostopa do svojih računov kadarkoli in kjerkoli z zanesljivo storitvijo, ki okorne papirnate dokumente brez truda pretvori v organizirane elektronske datoteke, po katerih je mogoče brez težav tudi iskati.
* Navedene cene so neto brez vključenega DDV
Izjava o shranjevanju arhiviranih podatkov v skladu z GDPR
Potrjujemo, da so zaradi varnosti arhivirani podatki shranjeni na dveh geografsko ločenih lokacijah znotraj Evropske unije (EU). Vse shranjevanje in obdelava podatkov potekata v skladu z zakonodajo EU, vključno z uredbo GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov). Zagotovljeno je, da so vsi podatki ustrezno zaščiteni z najnovejšimi varnostnimi ukrepi, da se zagotovi njihova varnost, zaupnost in celovitost, kot to zahteva zakonodaja o varstvu osebnih podatkov.
Uporabljamo le bistvene piškotke, ki nam omogočajo prepoznavanje zaupanja vrednega spletnega prometa, da ostanete prijavljeni in preprečimo napade s ponarejanjem zahtev na več spletnih mestih (CSRF).
